Steuertipp: Aufbewahrungspflichten – Merkblatt zum Download

piles of file binder with documents

Zu den Grundsätzen einer ordnungsmäßigen Buchführung gehört nicht nur, dass sie so beschaffen sein muss, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Darüber hinaus ist ein Kaufmann verpflichtet, die Eintragungen in den Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen und die relevanten Unterlagen während der vorgegebenen Aufbewahrungsfristen geordnet aufzubewahren. Darüber hinaus muss bei Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Vor diesem Hintergrund müssen Gewerbetreibende und Freiberufler ihre Geschäftspapiere wie Bilanzen, Inventare, Rechnungen und sonstige Buchungsbelege zehn Jahre lang vorrätig halten. Die übrige berufliche Korrespondenz muss immerhin noch sechs Jahre aufgehoben werden. Frühestens dann dürfen die Papierunterlagen in den Reißwolf wandern und vorgehaltene EDV-Dateien endgültig gelöscht werden.

Das ausführliche Mandantenmerkblatt: „Aufbewahrungspflichten“ mit der  „Checkliste: Aufbewahrungsfristen für einzelne Unterlagen“ können Sie sich  unter  http://www.sibilledecker.de/Downloads/Downloads-Mandantenmerkblaetter herunterladen.

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 Der Inhalt ist nach bestem Wissen und dem aktuellen Kenntnisstand erstellt worden. Haftung und Gewähr sind ausgeschlossen. Diese bleiben der Einzelberatung vorbehalten.

Über Sibille Decker

Steuerberaterin
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