Einkommensteuer: Geschenke

Der Abzug von Geschenken ist steuerlich sehr begrenzt:

    • Dem Grunde nach müssen sie betrieblich bzw. beruflich
      veranlasst sein.
    • Der Höhe nach dürfen selbst betrieblich veranlasste Geschenke an Personen, die keine Arbeitnehmer sind, nur abgezogen werden, wenn sie pro Jahr und Empfänger bei max. 35 € liegen (Freigrenze).
    • Auch wenn diese beiden Punkte erfüllt sind, scheitert der Abzug, wenn die Geschenkaufwendungen nicht einzeln und getrennt aufgezeichnet worden sind.

Geschenke sind alle unentgeltlichen Zuwendungen, die nicht als Gegenleistung für bestimmte Leistungen des Empfängers gedacht sind und auch nicht in unmittelbarem zeitlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit solchen Gegenleistungen stehen. Da die Zuwendung für den Beschenkten einen wirtschaftlichen Vorteil darstellen muss, fallen bloße Annehmlichkeiten, die den Empfänger nicht bereichern, nicht unter die Abzugsbeschränkung.

Beispiele: Meistens handelt es sich bei den Geschenken um Geld- oder Sachzuwendungen – auch in Form von Geschenkgutscheinen – im Rahmen der allgemeinen Kundenpflege, z. B. zu Weihnachten oder zu Geburtstagen. Sie werden zur Verbesserung oder Sicherung der Geschäftsbeziehungen getätigt, in der Hoffnung, dass der Kunde sich bei späteren Aufträgen wieder an das schenkende Unternehmen wenden wird. Darüber hinaus können Dienstleistungen verschenkt werden. Gleiches gilt für Warenproben, wenn sie nicht im Zusammenhang mit einem bestimmten Geschäftsabschluss stehen.

Gegenbeispiele: Werbeprämien zählen nicht zu den Geschenken, sondern stellen eine Gegenleistung für eine Vermittlungstätigkeit dar. Auch Zugaben, die zusätzlich zu einer gekauften Ware „geschenkt“ werden, sind keine Geschenke in diesem Sinne, weil sie in zeitlichem und wirtschaftlichem Zusammenhang mit dem Kauf stehen. Auch die betrieblich veranlassten Leistungen im Rahmen des Sponsorings erfolgen, weil der Sponsor eine bestimmte Werbewirksamkeit bzw. Werbung für bestimmte Produkte erwartet. Ferner gelten Blumen und Kränze anlässlich der Beerdigung eines Geschäftsfreundes nicht als Geschenk und sind unbegrenzt abzugsfähig.

Zu unterscheiden: Preisprämien im Rahmen von Preisausschreiben sind keine Geschenke, weil sie zur Teilnahme anregen sollen; Preise bei Turnieren oder einer Tombola hingegen sehr wohl. Auch bei Incentive-Reisen ist zu differenzieren: Wird einem Geschäftspartner eine Reise im Zusammenhang mit einer konkreten Leistung angeboten, handelt es sich nicht um ein Geschenk. Gegenteiliges gilt, wenn die Reise zur Anbahnung oder Verbesserung der Geschäftsbeziehung durchgeführt wird; hier liegt ein – i. d. R. nicht abziehbares – Geschenk vor. Abgrenzbare Aufwendungen im Rahmen einer Veranstaltung für Kunden, die ohne konkrete Gegenleistungen erbracht wurden (z. B. Besuch eines Bundesliga-Fußballspiels im Anschluss an eine Betriebsbesichtigung), können (nicht abzugsfähige) Geschenkaufwendungen sein.

Zusammenfassend lässt sich somit festhalten:  Es handelt sich nicht um ein Geschenk, wenn dieser Leistung eine konkrete Gegenleistung gegenübersteht; denn dann fehlt es an der hierfür erforderlichen Unentgeltlichkeit.

Hinweis: Gerade die „Unenntgeltlichkeit“ ist nicht immer leicht zu bestimmen. Insbesondere bei größeren Summen empfiehlt sich eine Beratung. Bitte sprechen Sie uns an.

Grundvoraussetzung für den – wenn auch nur beschränkten – steuerlichen Abzug ist die betriebliche bzw. berufliche Veranlassung des Geschenks. Ist der Hintergrund eines Geschenks dagegen ein privater, zählt es zu den typischen Lebenshaltungskosten, die steuerlich nicht berücksichtigt werden. Gegenstände, die ursprünglich für den betrieblichen Bereich angeschafft wurden und erst später privat verschenkt werden, sind im Zeitpunkt der Schenkung als Entnahme Gewinn erhöhend auszubuchen.

Sind Geschenke teils privat, teils betrieblich begründet, werden die Aufwendungen insgesamt den nichtabziehbaren privaten Kosten der Lebensführung zugerechnet, wenn sich der betriebliche Teil nicht leicht und eindeutig trennen lässt (was bei Geschenken regelmäßig der Fall sein dürfte).

Hinweis: Die Abgrenzung zwischen privater und betrieblicher Veranlassung lässt sich u. a. danach beurteilen, wer beschenkt wird. Geschenke an Geschäftsfreunde sind i. d. R. betrieblich veranlasst, da damit meist eine Geschäftsbeziehung angebahnt oder vertieft werden soll. Betrieblich veranlasste Geschenke, die der Empfänger nur betrieblich nutzen kann, fallen nicht unter die Abzugsbeschränkung; sie können unabhängig von ihrer Höhe beim Schenker als Betriebsausgabe abgezogen werden.

Beispiele: Eine Brauerei schenkt einem Gastwirt Gläser mit Werbeaufdruck; ein Pharmahersteller überlässt Krankenhäusern oder Ärzten Medikamentenmuster bzw. medizinisches Equipment.

Betrieblich veranlasste Aufwendungen für Geschenke dürfen den Gewinn nur mindern, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten (inkl. Aufwendungen z. B. für die Kennzeichnung als Werbeträger) für alle einem Empfänger in einem Wirtschaftsjahr zugewendeten Geschenke insgesamt 35 € nicht übersteigen. Verpackungskosten gehören nicht zu den Anschaffungskosten, soweit es um die Transportverpackung geht (Gegenbeispiel: Geschenkbox als Umverpackung). Die 35 €-Grenze gilt nur für Nicht-Arbeitnehmer. D. h. Geschenke an eigene Arbeitnehmer können uneingeschränkt abgezogen werden.

Für die Prüfung der 35 €-Grenze sind alle Geschenke eines Jahres an eine Person zusammenzurechnen. Ob die Umsatzsteuer einzubeziehen ist, hängt davon ab, ob Sie Umsätze tätigen, die zum Vorsteuerabzug berechtigen. Besteht die Berechtigung zum Vorsteuerabzug, ist auf den Nettowarenwert ohne Umsatzsteuer abzustellen. Ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen, ist der Bruttowarenwert einschließlich Umsatzsteuer maßgeblich.

Beispiel: Ein Unternehmer erwirbt ein Geschenk, dessen Bruttokaufpreis 40,46 € beträgt (darin sind 6,46 € Vorsteuer enthalten). Besteht die Berechtigung zum Vorsteuerabzug, ist auf den Nettowarenwert i. H. von 34 € abzustellen, so dass die 35 €-Grenze nicht überschritten wird. Anders sieht es hingegen aus, wenn keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug besteht: Hier ist der Bruttowarenwert i. H. von 40,46 € maßgeblich, so dass in diesem Fall die 35 €-Grenze überschritten ist.

Hinweis:  Bei überschreiten der 35 €-Grenze sind alle Geschenke an den einen Empfänger nicht abziehbar und nicht nur die Geschenke, die über der 35 €-Grenze liegen.

Empfänger von Geschenken können natürliche Personen sein, aber auch Kapitalgesellschaften oder Vereine, die als solche zu behandeln sind. Geschenke an Gesellschafter einer Personengesellschaft sind bei dieser einen Person zusammenzurechnen. Handelt es sich um nahestehende Personen des Empfängers, sind die Geschenke in die Berechnung der 35 €-Grenze beim Empfänger einzubeziehen, wenn sie wegen der Geschäftsbeziehungen zu dem Geschäftspartner an diese Person gegeben worden sind.

Aufwendungen für Geschenke müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben sowie fortlaufend und zeitnah erfasst werden. Wichtig ist, dass der Name des Empfängers aus der Buchung oder dem Buchungsbeleg zu ersehen ist. Bei Bilanzierenden sind die Geschenkaufwendungen auf besondere Konten zu buchen (z. B. Konto „Geschenke an Geschäftsfreunde“). Einnahmenüberschuss-Rechner müssen sie getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben einzeln aufzeichnen.

Hinweis: Aufwendungen für Geschenke gleicher Art können in einer Buchung zusammengefasst werden (Sammelbuchung). Dies gilt zum einen, wenn die Namen der Empfänger der Geschenke aus einem Buchungsbeleg ersichtlich sind. Zum anderen ist dies möglich, wenn es sich um geringwertige Geschenke handelt (z. B. Taschenkalender) und insoweit vermutet werden kann, dass die Freigrenze beim jeweiligen Beschenkten nicht überschritten wird.

Wer als Unternehmer betrieblich veranlasste Geschenke erhält, muss diese als Betriebseinnahmen versteuern, auch wenn der Geber die Aufwendungen wegen Überschreitens der 35 €-Grenze nicht abziehen kann.

Beim Arbeitnehmer gehören Geschenke und insbesondere Incentives i. d. R. zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Sachleistungen sind dabei mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort als geldwerter Vorteil der Lohnsteuer zu unterwerfen. In besonderen Fällen ist eine Lohnsteuerpauschalierung mit 25 % bzw. mit 30 % möglich. Nicht zu versteuern sind folgende Zuwendungen:

  • Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer oder seine Angehörigen aus besonderem Anlass (z. B. Geburtstag, Heirat, Geburt eines Kindes) bis zu einem Wert von 40 € brutto pro Geschenk; daneben kann der Arbeitgeber ohne jeden Anlass einmal im Monat Sachbezüge im Wert von 44 € brutto im Monat zuwenden (z. B. einen Geschenkkorb oder einen Warengutschein, der zum Bezug von Sachwerten berechtigt).

Hinweis: Der Bundesfinanzhof hat in 2010 drei Grundsatzurteile zur Unterscheidung von Bar- und Sachlohn getroffen und in diesem Zusammenhang zur Anwendung der monatlichen Sachbezugsfreigrenze von 44 € Stellung genommen.

  • Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung von bis zu 110 € brutto.

Hinweis: Wird ein Geschenk im Rahmen einer Betriebsveranstaltung übergeben, dürfen die Kosten für das Präsent zusammen mit den übrigen Kosten für die Feier 110 € je Arbeitnehmer nicht übersteigen.

  • Aufwendungen im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers.

Der Empfänger muss Sachgeschenke zudem nicht versteuern,wenn der zuwendende Unternehmer die folgende Pauschalversteuerung anwendet.

Unternehmer können Sachzuwendungen an Arbeitnehmer und Geschäftsfreunde bis zu einer Höhe von insgesamt 10.000 € brutto jährlich pro Empfänger pauschal mit 30 % versteuern (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer). In diesem Fall bleiben sie beim Empfänger außer Ansatz.

Hintergrund dieser Möglichkeit der Pauschalversteuerung ist die Tatsache, dass Zuwendungen an Arbeitnehmer und Nicht-Arbeitnehmer im Wirtschaftsleben immer mehr an Bedeutung gewinnen (vgl. u. a. VIP-Logen). Hierbei schwindet allerdings der Vorteil des Leistungsanreizes eines Arbeitnehmers bzw. die Motivation eines Geschäftspartners, wenn dieser die Zuwendung versteuern muss.

Zudem bereitet die Frage nach der richtigen Bemessung der Steuer oftmals Probleme, insbesondere wenn – wie bei VIP-Logen – unterschiedliche Leistungen zugewendet werden (Werbung, Bewirtung, Geschenke). Mit der Pauschalierung werden sowohl diese Schwierigkeiten als auch die Unannehmlichkeiten für den Zuwendungsempfänger umgangen.

Bei Arbeitnehmern ist zu beachten, dass pauschalierungsfähig lediglich Sachzuwendungen sind, die ohne Anspruch und zusätzlich zum Arbeitslohn erbracht werden. Die Pauschalversteuerung setzt des Weiteren voraus, dass der Empfänger im Inland steuerpflichtig ist. Ist er im Ausland ansässig und besteht aus diesem Grund hierzulande keine Steuerpflicht, hat auch keine Pauschalversteuerung zu erfolgen. Allerdings muss der Bundesfinanzhof nunmehr noch klären, ob die Pauschalversteuerung auf Sachzuwendungen an ausländische Arbeitnehmer Anwendung findet. Die bestehenden Aufzeichnungspflichten für Geschenke bleiben unberührt. Besondere Aufzeichnungspflichten für die Ermittlung der Zuwendungen, für die die Pauschalversteuerung angewendet wird, bestehen nicht. Aus der Buchführung oder den Aufzeichnungen muss sich ablesen lassen, dass bei Wahlrechtsausübung alle Zuwendungen erfasst und die Höchstbeträge nicht überschritten wurden.

Pauschal versteuerte Zuwendungen müssen nicht zum Lohnkonto genommen werden.

Wichtig ist, dass die Pauschalierung für alle in einem Wirtschaftsjahr getätigten Geschenke einheitlich ausgeübt wird. D. h. der Steuerpflichtige steht vor der Entscheidung, alle Geschenke zu versteuern oder keine Geschenke bzw. Zuwendungen zu versteuern. Eine bewusste Auswahl bestimmter Sachverhalte ist dagegen unzulässig. In größeren Unternehmen, in denen mehrere Abteilungen über Geschenke und Zuwendungen entscheiden, ist häufig eine Richtlinie oder Geschäftsanweisung zu erlassen, um die einheitliche Behandlung gewährleisten zu können. Unterschieden werden kann aber zwischen Zuwendungen an Arbeitnehmer und an Nicht-Arbeitnehmer.

Die Pauschalsteuer trifft sowohl abziehbare Geschenke bis 35 € als auch darüber liegende, nicht abziehbare Aufwendungen.

Sie ist buchhalterisch wie Lohnsteuer zu behandeln, vom Unternehmer anzumelden und abzuführen. Darüber hinaus muss er den Zuwendungsempfänger über die Pauschalierung unterrichten.

Hinweis: Vor dem Bundesfinanzhof ist eine Klage zur Frage anhängig, ob Geschenke an Nicht-Arbeitnehmer unter 35 € überhaupt (pauschal) versteuert werden müssen. Zu klären ist zudem, ob die Pauschalierung voraussetzt, dass die betreffende Zuwendung beim Empfänger tatsächlich zu einem einkommensteuerpflichtigen Zufluss führt.

Streuwerbeartikel (Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis max. 10 €) müssen nicht pauschal versteuert werden.

Ob die Pauschalsteuer vom Unternehmer abziehbar ist, hängt davon ab, ob die Zuwendung, die pauschal versteuert wird, selbst abziehbar ist oder unter die Abzugsbeschränkung für Geschenke oder Bewirtungskosten fällt. Die Pauschalsteuer für Zuwendungen an Arbeitnehmer ist aber grundsätzlich immer abziehbar.

Hinweis: Für Sachverhalte zur Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen kann eine Anrufungsauskunft beim Betriebsstättenfinanzamt kostenfrei eingeholt werden.

Auch beruflich bedingte Geschenke von Arbeitnehmern an Kunden des Arbeitgebers sind bei diesem nur bis zur 35 €-Grenze als Werbungskosten von seinen Einkünften aus nichtselbständiger Tätigkeit abziehbar. Für Arbeitnehmer gilt allerdings nicht die strenge Aufzeichnungspflicht. Jedoch sollten die Geschenke aus Beweisgründen dennoch näher bezeichnet werden; sonst erkennt das Finanzamt die Werbungskosten nicht an.

Geschenke an Mitarbeiter und Kollegen sind von einem Arbeitnehmer grundsätzlich nicht als Werbungskosten absetzbar, auch nicht zu besonderen persönlichen Anlässen wie z. B. Geburtstag oder Hochzeit.

Ausnahme: Der Arbeitnehmer bezieht erfolgsabhängige Bezüge und ein Teil seiner Bezüge ist vom Erfolg und Arbeitseinsatz seiner Mitarbeiter abhängig. Dann können die Geschenke als Belohnung für gute Arbeit bzw. als Anreiz für weitere Leistungen angesehen werden.

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Foto: © Hallgerd – Fotolia.com Der Inhalt ist nach bestem Wissen und dem aktuellen Kenntnisstand erstellt worden. Haftung und Gewähr sind ausgeschlossen. Diese bleiben der Einzelberatung vorbehalten.

Über Sibille Decker

Steuerberaterin
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